Los workflows de Boolfy Expenses te permiten armar vos mismo, sin programar, cómo se aprueba cada rendición y cómo se aplican los impuestos a cada gasto. Cada regla se arma con tres piezas: cuando pasa algo (evento), si se cumple una condición (condición), Boolfy hace algo (acción). Así el circuito sigue cómo está organizada tu empresa y cada gasto le llega a quien tiene que aprobarlo, con los impuestos bien cargados y sin duplicar.
Si hoy las aprobaciones viajan por mail o en un Excel, sabés lo que cuesta: no queda claro quién aprobó qué, los impuestos se cargan a mano y cada cambio de política obliga a pedir ayuda o a rehacer el circuito. Con los workflows, ese cambio lo hacés vos.
Cómo funciona un workflow: evento, condición y acción
Los workflows se arman en Automatizaciones, con un editor visual de nodos. No hay que escribir código ni pedirle nada a nadie.
- Evento: lo que dispara la regla. Por ejemplo, que se envíe, se apruebe o se rechace una rendición, que se ingrese un gasto o que se edite. También puede ser recurrente: todos los días, cada tantas horas o una vez por día a una hora fija.
- Condición: el filtro. Podés mirar campos del gasto como país, departamento, unidad de negocio, categoría, centro de costo, proyecto, proveedor, moneda o importe, y combinarlos con Y y O (igual, distinto, contiene, mayor, menor, existe y más).
- Acción: lo que hace Boolfy. Por ejemplo, asignar un esquema de aprobación o aplicar un impuesto.
Un ejemplo concreto: cuando se envía una rendición, si el importe supera cierto monto o el país es Argentina, asignale este esquema de aprobación. Se lee como lo dirías en voz alta, y así se configura.
Así se ven tres workflows reales en el editor: uno de aprobaciones, uno de impuestos y uno de imputaciones contables.
- Aprobaciones: cuando se envía una rendición, si es de un departamento, por ejemplo Finanzas, se le asigna el esquema de aprobación Latam; si no, el esquema Brasil.
- Impuestos: cuando se ingresa o se actualiza un gasto, si la categoría es una en particular, por ejemplo Administración, Boolfy aplica IVA 21% incluido.
- Imputaciones: cuando un recibo está listo para contabilizarse, si el país es Brasil se imputa en tu sistema contable en lote; si no, de a uno.
Esquemas de aprobación que siguen a tu empresa
Para las aprobaciones, el workflow usa el evento Rendición enviada y la acción Asignar esquema de aprobación. Vos elegís cómo se aprueba:
- Secuencial (multinivel): un aprobador después del otro.
- Todos deben aprobar.
- Cualquiera puede aprobar.
Y quién aprueba: un usuario puntual, el responsable de un departamento que elijas o el jefe del departamento del empleado que rinde. Con las condiciones decidís qué esquema corresponde según el monto, el país, el departamento o la unidad de negocio. Por ejemplo, las rendiciones chicas pueden ir a un solo aprobador y las más grandes, a un circuito de dos niveles.
Para el aprobador también es simple: revisa y aprueba en un paso, y solo actúa quien tiene el paso pendiente. Si alguien rechaza, se cancelan los aprobadores que faltaban y el empleado puede corregir la rendición y volver a enviarla.
Impuestos bien cargados, sin tipear y sin duplicar
Lo primero es que nadie tipea el comprobante: Boolfy Agents lo lee y toma el IVA, las percepciones e Ingresos Brutos con su jurisdicción.
Encima de eso, las reglas de impuesto se arman con el mismo workflow, a partir de un evento de gasto (por ejemplo, Gasto ingresado o Gasto actualizado) y la acción Aplicar impuesto:
- Suman el impuesto o lo toman como incluido, según las condiciones que definas (por ejemplo, tipo de gasto o país).
- Si el comprobante ya trae ese impuesto, lo vinculan y no lo duplican.
- Si la regla deja de aplicar, vuelve el valor original.
- Cada impuesto muestra qué regla lo aplicó, así siempre sabés de dónde salió.
- Quien tiene permiso lo puede corregir en la rendición.
El segundo ejemplo del carrusel de arriba es justamente una regla de impuesto: cuando se ingresa o se actualiza un gasto de una categoría, por ejemplo Administración, aplica IVA 21% incluido.
Esto es lo que te separa de una herramienta global genérica, que no entiende comprobantes ni impuestos argentinos, y de un módulo rígido de ERP, donde cada cambio depende de un consultor.
Control sin frenar a nadie
Las reglas de control cuidan tu política de gastos antes de que la rendición llegue al aprobador: descripción obligatoria, comprobante obligatorio desde un monto, límite por gasto, gasto sin categoría, duplicados, límite y cantidad de tickets por período, e importe mayor al del ticket.
Si una rendición tiene reglas pendientes, se marca con un ícono de alerta y no se puede enviar hasta resolverlas. Pero no todo tiene que trabar el circuito: la regla de importe mayor al del ticket se puede configurar como advertencia. En ese caso la rendición se envía, el aprobador ve el aviso con los gastos afectados y decide, y esa rendición no se aprueba sola.
Porque sí, también podés tener auto-aprobación: solo ocurre cuando la rendición no tiene reglas pendientes ni advertencias, y las categorías de sus gastos la tienen activada. Lo limpio pasa rápido y lo dudoso lo mira una persona.
Para el empleado, rendir sigue siendo fácil: carga sus gastos por la web o por WhatsApp y, si no tenía una rendición abierta, Boolfy le crea una.
Tres casos reales
Una empresa de servicios que dejó de trabar rendiciones
La regla de importe mayor al del ticket frenaba las rendiciones con propina o extras. La pasaron a advertencia: ahora se envían igual y el aprobador decide con el aviso a la vista.
Un e-commerce que controla qué pasa a contabilidad
Un workflow decide qué rendiciones pasan a su sistema contable. Si algo falla, el equipo contable recibe una alerta por mail con el motivo en castellano claro, y si una factura ya existía en su sistema contable, se concilia sola.
Un impuesto que se suma solo
Una empresa definió una regla que suma automáticamente un IVA adicional a cierto tipo de gastos. Nadie tiene que acordarse de cargarlo a mano.
Preguntas frecuentes
¿Hay que programar para armar un workflow?
No. Los workflows se arman en Automatizaciones con un editor visual: elegís el evento, la condición y la acción.
¿Puedo tener aprobadores distintos por país o por monto?
Sí. Con las condiciones del workflow asignás un esquema de aprobación distinto según el país, el monto, el departamento o la unidad de negocio.
¿Las reglas de impuesto duplican el IVA si el comprobante ya lo trae?
No. Si el comprobante ya trae el impuesto, la regla lo vincula y no lo duplica. Además, cada impuesto muestra qué regla lo aplicó.
¿Por qué no puedo enviar una rendición?
Porque tiene reglas de control pendientes, marcadas con un ícono de alerta. Al resolverlas, la podés enviar. Más detalles en la guía de solución de problemas.
En resumen
Con los workflows de Boolfy Expenses, el circuito de aprobación y los impuestos se adaptan a tu empresa, y no al revés. Lo armás vos, se lee simple y lo cambiás cuando cambia tu política. Si querés verlo con tu circuito, pedí una demo y contanos cómo aprueban gastos hoy.
